2014 한국수자원공사 Innovation concert 콜라보 현장

지난 11월 28일, 대전광역시 유성구에 위치한 한국수자원공사(K-Water) 교육원에서 열린 내부 행사에서 콜라보가 사용됐습니다.

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이 날 행사의 사회를 맡은 한국수자원공사의 여성직원

임직원이 한자리에 모인 대강당에서 각 지역을 담당하는 직원들의 팀별 협업성과를 발표하고, ‘혁신 그리고 집단지성’이라는 행사명에 걸맞게 내외부 전문가와 임원들이 심사위원이 되어 ‘집단지성’의 활용도, 참여도, 창의성, 확산성, 효과 등을 고려하여 행사중 실시간 심사위원 종합평가(85%) + 청중의 현장투표(15%)를 통해 최고의 팀을 선발하도록 기획된 독특한 행사였습니다.

행사기획팀에서는 실시간 투표를 진행하기 위해 콜라보를 도입하고, 행사 성격에 맞는 로고 변경 컨스터마이징 및 콜라보 오퍼레이팅 팀의 현장지원을 요청하였습니다.

이날 현장에서는 수상팀을 선정하기 위해 각팀이 얻은 투표율의 최종결과를 서로 비교하는 방법으로 팀별 투표참여자수가 다르더라도 합리적인 순위결정을 할 수 있었습니다

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주최측 관리자와 콜라보 현장지원의 콜라보레이션으로 행사중 투표 통계를 즉석에서 조합하는 모습

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각팀의 투표결과 및 수상팀 발표

시상식을 끝으로 2시간동안 진행된 행사가 마무리되었습니다. 그동안 훌륭한 조직문화를 만들며 열심히 일한 직원들이 영광스러운 자리에 오르며 값진 성과를 뽐낼 수 있었던 의미있는 행사였습니다.

이 행사 현장에서 아쉬웠던 점이 있다면 한국수자원공사에서 준비한 콜라보 주소 안내방법이 적합하지 않았다는 것입니다.

안내책자를 통해 배포한 콜라보 접속URL 주소가 유난히 어두웠던 장내 조명 때문에 잘 보이지 않아 청중들이 콜라보 접속에 어려움을 겪으며 조금 당황해하는 분위기였습니다.

행사기획팀이 준비해둔 콜라보 접속 QR코드를 화면에 띄우기는 했지만,
행사장의 LED스크린이 너무 작아 일반적으로 LCD프로젝터를 사용하는 행사장보다 화면이 잘 보이지 않았습니다. 뒤쪽에 앉은 청중들은 대부분 화면의 콜라보 접속주소를 읽지 못했고, 스마트폰으로 QR코드를 인식하는 것도 불가능했습니다. 마지못해 휴대폰 플래쉬를 이용해 안내책자에 인쇄된 접속주소를 확인하는 청중들이 모습이 보였습니다.

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한국수자원공사에서 미리 준비한 콜라보 접속 QR코드

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스마트폰 플래쉬를 이용해 콜라보 주소를 확인하는 청중

물론 옆에 앉은 다른 청중분들과 함께 물어가며 참여할 수 있기는 했지만, 청중들은 한 번 참여방법에 불편함을 느끼게 되면 다시 접속방법을 알아내야하는 수고스러움 때문에 참여를 포기해 버리기 쉽습니다.
만일 콜라보가 URL접속이 아닌 앱 다운로드 방식을 취했다면 이런 상황에서 더욱 큰 어려움을 겪었을 겁니다.

이런 경우 가장 효과적인 해결 방법은 사회자가 지속적으로 콜라보 주소를 안내하는 것입니다. 간혹 반복적인 멘트에 부담을 느끼시는 분도 계시지만, 의외로 청중들은 어색하게 받아들이지 않는다는 점이 콜라보 오퍼레이션 팀의 노하우가 담긴 조언입니다.

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콜라보 접속 성공! 투표 시작!

2014 LG 인재개발대회 콜라보 현장 스케치


IT & BASIC 콜라보 오퍼레이팅 팀은 지난 9월 4일 경기도 이천에 위치한 LG인화원에 다녀왔습니다.

LG인화원은 작년 1월, 25년만에 처음으로 리모델링을 거치면서 무려 34,000㎡나 되는 넓은 규모의 캠퍼스 부지에 첨단 교육숙박시설 및 교육시설을 획기적으로 개편했다고 합니다. 이곳에서 매년 1회씩 개최되는 ‘LG인재개발대회’는 LG 그룹의 사원에서 임원까지 참가하는 주요행사로, 기업선도를 위한 다양한 교육프로그램을 제공하는 대규모 행사입니다.

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<스케일을 한눈에 보여주는 LG인화원 캠퍼스 미니어처 모델>

캠퍼스 개편을 기념하며 작년에 개최된 ‘2013 LG인재개발대회’에 콜라보가 도입되어 처음 이곳을 방문하게 됐는데, 당시 현장의 네트워크 시스템 및 교육 전반에 필요한 모든 장비들이 부족함 없이 갖추어져 있던 점이 정말 인상적이었습니다.

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<콜라보 테스트중인 오퍼레이팅 룸>

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<패널토크 용도로 사용될 다용도 추가 모니터>

작년 행사에 참가해 콜라보를 경험한 직원분들로부터 ‘세대와 직급간의 소통에 보다 실질적이고 재미있었다’는 반응이 많아, 올해 열린 ‘2014 LG인재개발대회’에서도 콜라보가 성공적으로 운용될 수 있도록 행사 컨셉에 맞는 사전 커스터마이징과 현장 오퍼레이션을 요청해 왔습니다.

이번엔 회사창립 30주년을 기념하면서 5개의 대형 발표장과 11개의 교육관에서 진행되고, 콜라보가 사용되는 세션도 무려 20개나 됐습니다. 그중에서도 대형 발표장에서 이루어지는 몇 개의 주요세션에서는 특별히 외부전문가를 패널로 초대하여 토크쇼 방식으로 진행하기로 했답니다.

Collabo tip 1 – 여기서 ‘토크쇼’는 다른 곳에선 심포지움, 인터뷰, 패널디스커션, 대담 등으로 현장마다 정말 다양하게 부릅니다. 모두 유사한 개념으로 사회자와 패널이 나와 주제를 정해 토론하거나 질의응답을 하면서 행사를 진행하는 것을 말합니다. 

최근에 여러 현장들이 이 방식을 채택하면서 더 많은 성공적인 콜라보 활용사례를 만들고 있습니다. 혹시 행사에서 콜라보를 다양하게 활용해 보고 싶은 분들은 도전해보세요.

참고 사례: 쫄지말고 투자하라! 콜라보편!

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<패널토크를 진행중인 인재개발대회 현장>

행사에 사용된 콜라보 계정은 교육과는 별도로 직원들의 설문을 위한 전용계정을 포함하여 총 21개 였습니다. 계정이 아주 많은 편이었지만 주최측이 요청한 계정별로 설문양식, 행사 타이틀 로고, 사회자용 타블렛PC 설정 최적화 등 커스터마이징 작업도 몇일 전 미리 해두었습니다.

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<디자인된 행사 로고, 공지사항, 설문양식>

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<현장 테스트중인 사회자용 타블렛PC>

타블렛PC  활용 참고 사례(동영상): NDC 14 의 콜라보 현장 스케치

Collabo tip 2 – 행사에 타블렛PC 이용하거나 다양한 위와 같은 콜라보 커스터마이징은 주최기관과 행사를 더욱 돋보이고 편리하게 해줍니다. 사용하는 청중의 입장에서 더욱 전문성이 느껴지도록 유도하는 데도 효과적이죠.

참고: 콜라보 오퍼레이팅 서비스란?

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행사 리허설이 진행되는 하루 전날, IT&BASIC에서 파견된 5명의 콜라보 오퍼레이터가 가장 먼저 한 작업은 서비스가 사용될 현장의 시스템 환경을 파악하고 콜라보 설정을 점검하는 것이었습니다. 현장에서 어떠한 문제가 발생하더라도 즉시 대처할 수 있도록 주변의 시스템을 이해하는 것도 매우 중요합니다.

인화원은 행사장이 매우 넓고 진행되는 세션도 많다보니 일단 모든 현장의 위치부터 정확하게 익히는 것이 필요했고, 다국어 대응이 필요한 세션 및 합리적인 동선 등을 기준으로 구역을 나누어 담당하게 됐습니다.

Collabo tip 3 – 이처럼 오퍼레이터가 모든 세션에 직접 투입될 수 없을 때는 콜라보를 처음 사용하는 강연자가 비록 처음일지라도 쉽게 사용할 수 있도록 PC를 설정해둡니다. 강연자가 실수로 웹브라우저를 종료시키거나 콜라보 접속주소를 모르는 경우에도 간단히 다시 접속할 수 있도록 즐겨찾기나 바탕화면에 바로가기 아이콘 등을 만들어 대비해두면 유용합니다.

현장의 다른 교육관들과는 달리 대형 발표장에서는 오후중 두 세션이 편성되기도 했습니다. 따라서 두 세션의 계정전환이 자연스럽게 이루어질 수 있도록 전환페이지를 미리 준비해두기도 하고, 바깥쪽 좌석과의 거리가 멀어 강단의 글씨가 잘 안보이는 경우도 장소별로 미리 점검해보며 가장 보기 편한 상태로 설정해두는 절차도 거쳤습니다.

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resized_IMG_0638-1<직접 현장의 콜라보 사용환경을 점검중인 민경욱 대표님>

넓기도 하고 많기도 했던 현장들의 점검을 모두 마치고 나니 슬슬 날이 어두워지고 피곤이 몰려왔습니다. 다행히 멀리서 찾아온 저희를 위해 주최측에서 하루를 편하게 쉴 수 있는 기숙사을 제공해주신 덕분에 다음날 최상의 컨디션으로 행사를 마치고 여정의 피곤함 없이 사무실로 복귀했습니다.